Версия для слабовидящих
Главная Актуальные темы Инструкция по работе с архивными документами для ЮЛ и ИП

Инструкция по работе с архивными документами для ЮЛ и ИП

Опубликовано:

 

По закону юридические лица (организации) и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Сроки устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Это особенно важно при осуществлении процедур ликвидации, в том числе в результате банкротства, так как в случае утраты документов работники организации в дальнейшем не смогут подтвердить свой трудовой стаж, размер заработной платы, факты награждения и прочее.

Для своевременного учета и предотвращения риска утраты документов организациям и предпринимателям необходимо осуществлять данные мероприятия ежегодно. Передавать документы постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в архив организации или должностному лицу, ответственному за архив, необходимо не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется только на бумажных носителях.

Виды документов по срокам хранения

В деятельности организаций и предпринимателей, заключивших договор о сотрудничестве с государственными или муниципальными архивами и включенных в Список организаций-источников комплектования, образуются следующие виды документов:

• документы постоянного хранения

Например, уставы, документы по акционированию (учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей), приказы, распоряжения по основной деятельности и др.

• документы временного (свыше 10 лет) срока хранения

Например, документы о государственной регистрации юридических лиц и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, документы, связанные с созданием, установкой, настройкой и аннулированием электронной цифровой подписи,  документы по залогу имущества организации и др. В эту же категорию входят документы по личному составу, имеющие срок хранения 50-75 лет, в том числе, приказы о приеме и увольнении, перемещении, премировании, выплате вознаграждений, награждении, личные дела работников, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета работников и др.

• документы временного (до 10 лет) срока хранения

Переписка по всем направлениям деятельности, договоры и соглашения по хозяйственной деятельности, первичные учетные документы бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета и др.

 
В организациях и у предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, образуются лишь документы последних двух категорий. Документы, имеющие в соответствующих перечнях срок хранения «постоянно», хранятся в таких организациях не менее 10 лет. При ликвидации организаций или прекращении деятельности предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номенклатура дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации или у предпринимателя, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (скачать).

В номенклатуре предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации или предпринимателя. В конце каждого года она уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации или предпринимателем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Процесс внедрения номенклатуры дел в делопроизводство включает оформление обложек дел (проставление индексов, заголовков, сроков хранения), помещение документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Процесс группировки исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела называется формированием дела в делопроизводстве.


Экспертиза ценности документов

Все документы, образующиеся в деятельности организаций и у предпринимателей, подлежат экспертизе ценности. Экспертиза проводится экспертной комиссией ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов проводится:
• отбор документов постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации или должностному лицу, ответственному за архив;
• отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Отбор документов проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации или предпринимателя.


Упорядочение документов постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу

Такие документы подлежат упорядочению, то есть формированию архивных документов в дела, описанию и оформлению таких дел в соответствии с действующим законодательством.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, без систематизации, без подшивки и нумерации листов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и/или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Полное оформление включает в себя:
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление листа-заверителя;
• составление внутренней описи;
• оформление обложки дела.

При подшивке (переплете) дел металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, который подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графитным карандашом, внутренняя опись нумеруется отдельно.

Обложка дела постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, оформляется по установленной форме (скачать).

На обложке дела резервируется место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут переданы документы, и указываются:
• полное наименование организации;
• полное наименование вышестоящей организации;
• если организация переименовывалась в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки;
• индекс дела по номенклатуре;
• номер тома (части);
• заголовок дела;
• крайние даты;
• количество листов;
• срок хранения;
• архивный шифр дела.

Описи дел составляются по установленной форме и состоят из:

• описательных статей единиц хранения

Описательная статья описи включает порядковый номер единицы хранения, индекс по номенклатуре дел, заголовок, крайние даты, срок хранения (для описей временного хранения), количество листов.

• справочного аппарата к описи

В справочный аппарат к описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели.
На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного  или муниципального архива, источником которого организация является, последнее полное наименование организации или имя индивидуального предпринимателя, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

• итоговой записи

• листа-заверителя

В предисловии к описи кратко излагается историческая справка к фонду со всеми переименованиями организации в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Также указываются основные направления деятельности организации или предпринимателя и структура организации, краткая характеристика состава, содержания и полноты дел фонда, включенных в опись, особенности формирования и оформления дел, состав справочного аппарата к описи и порядок его использования.

Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации или предпринимателя сокращения. Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в описи сокращений с их расшифровкой.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел.

При просмотре дел проверяются:
• соответствие заголовка содержанию документов в деле;
• качество подшивки;
• правильность нумерации листов;
• наличие внутренней описи (в необходимых случаях);
• правильность оформления обложки;
• наличие листа-заверителя.

Заголовки дел в годовых разделах описей нумеруются в валовом порядке, нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с номера, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения. При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки «То же» (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

 

Ответственность за нарушение норм законодательства об архивном деле

Административная ответственность за несоблюдение законодательства об архивном деле предусмотрена статьей 13.20 и частью 2 статьи 13.25 Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 13.20 является основной и устанавливает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Часть 2 статьи 13.25 Кодекса распространяется на общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью и унитарные предприятия и предусматривает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и хранение которых является обязательным. К таким документам, в соответствии с указанными законами, относятся учредительные документы, уставы, документы, подтверждающие государственную регистрацию, внутренние документы, положения о филиалах и представительствах, списки аффилированных лиц, аудиторские заключения и др.


Работа с архивными документами при ликвидации организации или прекращении деятельности предпринимателя

Особенную важность указанные обязанности приобретают при осуществлении процедур ликвидации, в том числе в результате банкротства, так как в случае утраты документов работники организации или предпринимателя в дальнейшем не смогут подтвердить свой трудовой стаж, размер заработной платы, факты награждения и прочее.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Аналогичным образом поступают при прекращении деятельности и предприниматели.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, а также прекращающий деятельность предприниматель, обязан передать документы постоянного хранения, по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Контакты государственных и муниципальных архивов Томской области

Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Томской области»
ул. Водяная, 78, г. Томск, Томская область, 634009
e-mail: gato@post.tomica.ru
сайт: gato.tomica.ru
тел./факс (3822)  40-23-24

Областное государственное казенное учреждение «Центр документации новейшей истории Томской области»
ул. Источная, 2а, г. Томск, Томская область, 634050
e-mail: cdni.tomsk@yandex.ru
сайт: cdnito.tomsk.ru
тел./факс (3822)  51-20-17

Архивный отдел Администрации г. Томска
пр-т Ленина, 73, г. Томск, Томская область, 634050
e-mail: shomas@admin.tomsk.ru
сайт: admin.tomsk.ru (администрация)
тел. (3822)  991-344
факс 52-69-34

Муниципальный архив Администрации Александровского района
ул. Ленина, 8, с. Александровское, Томская область,636760
Зинер Нина Алексеевна – главный специалист архивного отдела
e-mail: alsarh@tomsk.gov.ru
сайт: als.tomskinvest.ru (администрация)
тел. (38255)  2-47-50
факс 2-43-03

Муниципальный архив Администрации Асиновского района
ул. имени Ленина, 40, г. Асино, Томская область, 636840
e-mail: archive.dmitrieva@yandex.ru
сайт: asino.ru (администрация)
тел. (38241)  2-38-89
факс 2-32-93

Муниципальный архив Администрации Бакчарского района
пер. Трактовый, 32, с. Бакчар, Томская область, 636200
e-mail: bak-ma@tomsk.gov.ru
сайт: bakchar.tomsk.ru (администрация)
тел. (38249)  2-15-58
факс 2-23-34

Архивный отдел Администрации Верхнекетского района
ул. Береговая, 7, п. Белый Яр, Томская область,636500
e-mail: vkt.archive@mail.ru
сайт: vkt.tomsk.ru (администрация)
тел. (38258)  2-14-57
факс 2-13-44

Муниципальный архив Администрации Зырянского района
ул. Советская, 10, с. Зырянское, Томская область, 636850
e-mail: zirar@sibmail.com
сайт: zir.tomsknet.ru (администрация)
тел/факс (38243)  2-22-65

Муниципальный архив Администрации МО «Каргасокский район»
ул. Красноармейская, 89, с. Каргасок, Томская область, 636700
e-mail: arhiv-karg@mail.ru
сайт: kargasok.ru (администрация)
тел./факс  (38253)  2-17-75

Муниципальный архив Администрации МО «Город Кедровый»
1-й микрорайон, 39/1, г.Кедровый, Томская область,636615
e-mail: osabdullina@tomsk.gov.ru
сайт: kedradm.tomsk.ru (администрация)
тел. (38250)  3-54-27
факс 3-55-46

Муниципальный архив Администрации Кожевниковского района
ул. Гагарина, 17, с. Кожевниково, Томская область, 636160
e-mail: kogarhiv@tomsk.gov.ru
сайт: kog.tomskinvest.ru (администрация)
тел/факс  (38244)  2-21-28

Муниципальное казенное учреждение «Архив» Колпашевского района
ул. Белинского, 9, г. Колпашево, Томская область, 636460
e-mail: ARXIF@mail.ru
сайт: arhiv.tom.ru
тел/факс (38254)  5-26-58

Муниципальный архив Администрации Кривошеинского района
ул. Ленина, 26, с. Кривошеино, Томская область, 636300
e-mail: arxiv.kr@yandex.ru
сайт: kradm.tomsk.ru (администрация)
тел. (38251)  2-30-41

Муниципальный архив Администрации Молчановского района
ул. Димитрова, 67, с. Молчаново, Томская область, 636330
e-mail: ml-arhiv@tomsk.gov.ru
сайт: molchanovo.ru (администрация)
тел. (38256)  2-13-62
факс 2-10-07

Муниципальный архив Администрации Парабельского района
ул. Советская, 33, с. Парабель, Томская область, 636600
e-mail: par-arhiv@tomsk.gov.ru
сайт: parabel.tomsk.ru (администрация)
тел/факс (38252)  2-19-00

Муниципальный архив Администрации Первомайского района
ул. Ленинская, 38, с. Первомайское, Томская область, 636830
e-mail: pmadm@tomsk.gov.ru
сайт: pmr.tomsk.ru (администрация)
тел. (38245)  2-10-65
факс 2-18-77

Архивный отдел Администрации ЗАТО «Северск»
ул. Свердлова, 14, г. Северск, Томская область, 636000
e-mail: archiv@seversknet.ru
сайт: seversknet.ru (администрация)
тел. (3823)  54-94-58

Архивный отдел Администрации Городского округа Стрежевой
4-й микрорайон 437, пом. 9, г. Стрежевой, Томская область, 636785
e-mail: Denisova@admstrj.tomsk.ru
сайт: admstrj.tomsk.ru (администрация)
тел/факс (38259)  3-90-97

Муниципальный архив Администрации Тегульдетского района
ул. Ленина, 97, с. Тегульдет, Томская область, 636900
e-mail: tgd-arhiv@tomsk.gov.ru
сайт: teguldet.tomsk.ru (администрация)
тел. (38246)  2-19-42
факс 2-18-38

Архивный отдел Администрации Томского района
ул. К.Маркса, 56, г. Томск, Томская область, 634009
e-mail: archive@atr.tomsk.gov.ru
сайт: tr.tomskinvest.ru
тел. (3822)  40-14-36
факс 40-15-96

Муниципальный архив Администрации Чаинского района
ул. Ленинская, 11, с. Подгорное, Томская область, 636400
e-mail: tia-arhiv@tomsk.gov.ru
сайт: chainsk.tom.ru (администрация)
тел. (38257)  2-15-94
факс 2-14-00,  2-19-28

Муниципальный архив Администрации Шегарского района
ул. Калинина, 51, с. Мельниково, Томская область, 636130
e-mail: adm.arhiw@mail.ru
сайт: shegadm.ru (администрация)
тел. (38247)  2-27-61
факс 2-26-04,  2-18-33

Если документы ликвидируемой организации или прекращающего деятельность предпринимателя упорядочены за весь период деятельности организации или предпринимателя, ответственным лицам необходимо  провести проверку наличия и состояния упорядоченных дел,  в соответствии с описью и составить акт проверки наличия и состояния архивных дел (скачать).

При обнаружении утраты дел ответственными лицами должны быть приняты меры по их розыску. На утерянные дела составляется  акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (скачать).

При наличии в ликвидируемой организации или у прекращающего деятельность предпринимателя неупорядоченных документов ответственные лица принимают меры к проведению работ по экспертизе ценности  и упорядочению документов. По результатам  экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи документов постоянного (скачать) и/или временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (скачать)  и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (скачать).

Ликвидируемая организация передает  на хранение в государственные и муниципальные архивы документы постоянного и/или временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, образованные в делопроизводстве самой организации, организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций.
Документы передаются в упорядоченном виде при  наличии описей, утвержденных/согласованных ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области.

Прием-передача документов на хранение осуществляется сотрудником архива и ответственным лицом ликвидируемой организации, предпринимателем.

Прием документов  оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение в архив в двух экземплярах, который утверждается прекращающим деятельность предпринимателем, конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного или муниципального архива. Акт приема-передачи составляется сотрудником государственного или муниципального архива. Вместе с документами на хранение передаются по три экземпляра каждой описи и справочный аппарат к ним. Один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в архив передается предпринимателю, конкурсному управляющему, председателю ликвидационной комиссии (ликвидатору).

Подробнее:

• Методические рекомендации для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архивы в организациях >>

• Методические рекомендации по составу документов, подлежащих упорядочению в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений и подлежащих приему на государственное или муниципальное хранение при их ликвидации >>

Нормативные правовые акты и методические документы по теме

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558.
• Пункт 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 №127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
• Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
• Методические рекомендации для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архивы в организациях, утвержденные Протоколом заседания Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области от 28 сентября 2017 года № 9.
• Методические рекомендации по составу документов, подлежащих упорядочению в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений и подлежащих приему на государственное или муниципальное хранение при их ликвидации, утвержденные протоколом Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области от 30 марта 2017 года № 3.


Информация подготовлена Департаментом по культуре и туризму Томской области.