Проведение специальной оценки условий труда в офисе. Пошаговая инструкция

 

Проведение специальной оценки условий труда обязательно для всех видов предприятий любой специфики деятельности.

Часто у предпринимателей и организаций возникает вопрос о необходимости проведения этой процедуры в офисе, ведь вредных и, тем более, опасных факторов здесь, вроде бы, нет. На самом деле к факторам, которые могут негативно сказаться на здоровье офисных сотрудников, относятся привычные нам компьютеры, освещение и прочее. Все их необходимо оценить и привести в соответствие нормативам.

Почему это важно

Условия труда напрямую влияют на здоровье сотрудников и, как следствие, на их работоспособность.

Соблюдение работодателем условий труда контролирует Государственная инспекция труда в Томской области. Оценить его представители Инспекции могут как в ходе плановой проверки, так и в ходе внеплановой, например, по жалобе сотрудников.

Своевременное проведение специальной оценки условий труда в офисе и устранение несоответствий позволит вам не только сохранить здоровье своих работников, сэкономить на больничных, но и избежать штрафов:

• для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.,
• для юридических — от 60 000 до 80 000 руб.

Сроки

Согласно ч. 6 ст. 27 Федерального закона от 28.12.2013 № 426 «О специальной оценке условий труда» специальная оценка условий труда должна быть завершена не позднее чем 31 декабря 2018 года.

 

Весь процесс проведения специальной оценки условий труда состоит из восьми шагов.

 

Шаг 1. Издание регламентирующих документов

Первым делом необходимо издать следующие документы:

• приказ об утверждении комиссии по проведению специальной оценки условий труда (комиссию возглавляет работодатель, общее количество членов должно быть нечетным);
• график проведения работ;
• перечень рабочих мест (их количество подсчитывается исходя из штатной расстановки, аналогичными при этом могут считаться места с одинаковыми должностями в одном помещении).

С составлением этих документов вам может помочь организация, выбранная вами для проведения оценки (см. Шаг 2).

 

Шаг 2. Выбор организации для проведения оценки

Оценку условий труда проводит специализированная организация. При ее выборе важно проверить, имеет ли она полномочия для такого вида работы и зарегистрирована ли в специальном реестре.

Стоимость работ варьируется в зависимости от количества сотрудников, отрасли организации и наличия в ней вредных факторов.

 

Найти или проверить организацию: akot.rosmintrud.ru

 

Шаг 3. Заполнение перечня рабочих мест

В перечень вносятся абсолютно все работники. Будут ли их рабочие места признаны аналогичными, решат специалисты приглашенной организации.

В перечень вносятся следующие данные:

• ФИО работника,
• его должность,
• СНИЛС,
• время работы в офисе и вне его,
• применяемое в работе оборудование.

Заполненный перечень направляется организации, проводящей оценку, для подготовки к измерениям.

 

Шаг 4. Подготовка к проведению оценки

Она сводится к следующим действиям:

• проинформировать руководство и сотрудников о проведении специальной оценки условий труда в организации;
• обеспечить доступ во все помещения, в которых работают люди, ко всем рабочим местам;
• заменить перегоревшие лампочки в потолочных светильниках, обеспечить слабоосвещенные рабочие места настольными лампами;
• позаботиться о наличии документации на основные орудия труда офисных сотрудников — персональные компьютеры, потому что они являются источниками электромагнитного излучения, которое является вредным производственным фактором.

 

Шаг 5. Проведение измерений

Представителю комиссии по спецоценке следует присутствовать при проведении измерений. С собой нужно иметь распечатанный перечень рабочих мест, чтобы отмечать проверенные места и делать пометки о недостатках.

Что и как оценивают эксперты?

Во-первых, высота потолка, количество и мощность светильников верхнего освещения.

Во-вторых, уровень освещенности на рабочем столе без учета естественного света. Для этого закрывают жалюзи или проводят измерения в самом начале рабочего дня либо вечером, когда солнце уже не влияет на показания.

Эксперт делает набросок плана рассадки персонала в кабинете с присвоением номера каждому рабочему месту. Норма освещенности — 300 лк (люкс) на поверхности стола без учета света от настольной лампы. Этот показатель прописан в гигиенических нормативах СанПиНа. Когда освещение незначительно меньше этого показателя, например, 260-280 лк, допускается комбинированное освещение, т.е. верхнее и настольная лампа.

Часто представители организации, проводящей спецоценку, разрешают ликвидировать недочеты в процессе замеров: установить лампы, добавить верхнего света. Это помогает улучшить результаты классов рабочих мест.

 

Шаг 6. Получение отчета от организации-исполнителя и его утверждение

После завершения замеров организация, проводившая оценку, подготавливает отчет, в который входят:

• сведения об организации, проводящей оценку;
• перечень рабочих мест;
• карты спецоценки;
• протоколы оценки производственных факторов;
• сводная ведомость специальной оценки условий труда;
• перечень мероприятий по улучшению условий труда;
• заключение эксперта.

Данный перечень стандартный, даже если никакие мероприятия по улучшению условий труда не требуются, документ об этом должен быть составлен.

Отчет утверждается (подписывается) предпринимателем или директором организации, председателем и всеми членами комиссии. Форма отчета утверждена Приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н.

Рабочим местам, условия труда на которых по результатам оценки признаны оптимальными, присваивается 1 класс, допустимыми — 2 класс.

Сроки устранения недочетов устанавливает организация, проводящая оценку, и вносит их в отчет.

 

Шаг 7. Ознакомление сотрудников с результатами оценки

Срок ознакомления сотрудников — 30 календарных дней с даты утверждения отчета.

Каждый работник должен:

• расписаться в карте спецоценки,
• подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о внесении в него информации по условиям труда на рабочем месте.

То есть необходимо дополнить текст договора фразой: «условия труда на рабочем месте Работника являются оптимальными (1 класс)», «допустимыми (2 класс)» или «соответствуют государственными нормативным требованиям». Четкой формулировки закон не предусматривает, важен факт внесения результатов оценки в договор.

 

Шаг 8. Размещение информации

Размещение данных включает в себя следующие шаги:

    • уведомление организации-исполнителя об утверждении отчета в трехдневный срок с момента его утверждения;
    • уведомление Государственной инспекции труда в Томской области в 30-дневный срок путем подачи Декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны (скачать форму Декларации);
    • размещение на сайте своей организации (при его наличии) данных о проведенной спецоценке (необходимо разместить весь документ «Сводные данные» в отсканированном виде с подписями членов комиссии).

Декларация действительна в течение пяти лет. По истечении пяти лет, если на рабочих местах не было несчастных случаев, профессиональных заболеваний, нарушений требований охраны труда, которые выявились в ходе контрольно-надзорных мероприятий, срок ее действия считается продленным на следующие пять лет.

 

Важно!

Каждое действие должно быть подтверждено. Например, уведомление организации-исполнителя — уведомлением о вручении письма, Госинспекции труда — подписью ее представителя.

 

 

Документы по теме:

• Закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»

• Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ…»

• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 0.02.2014 № 80н «О форме и порядке подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям…»

• Приказ Минтруда России от 24.01.2014 № 33н «Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению»

 

Государственная инспекция труда в Томской области

634041, г. Томск, ул. Киевская, 76, 4 этаж

Тел.: 8 (3822) 90-44-70

git70.rostrud.ru