Инструкция по работе с архивными документами для ЮЛ и ИП

В деятельности организаций и предпринимателей, заключивших договор о сотрудничестве с государственными или муниципальными архивами и включенных в Список организаций-источников комплектования, образуются следующие виды документов:

В организациях и у предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, образуются лишь документы последних двух категорий. Документы, имеющие в соответствующих перечнях срок хранения «постоянно», хранятся в таких организациях не менее 10 лет. При ликвидации организаций или прекращении деятельности предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации или у предпринимателя, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется по 📎 установленной форме (скачать).

В номенклатуре предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации или предпринимателя. В конце каждого года она уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации или предпринимателем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Процесс внедрения номенклатуры дел в делопроизводство включает оформление обложек дел (проставление индексов, заголовков, сроков хранения), помещение документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Процесс группировки исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела называется формированием дела в делопроизводстве.

Все документы, образующиеся в деятельности организаций и у предпринимателей, подлежат экспертизе ценности. Экспертиза проводится экспертной комиссией ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов проводится:

Отбор документов проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации или предпринимателя.

Такие документы подлежат упорядочению, то есть формированию архивных документов в дела, описанию и оформлению таких дел в соответствии с действующим законодательством.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, без систематизации, без подшивки и нумерации листов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и/или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Полное оформление включает в себя:

При подшивке (переплете) дел металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, который подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графитным карандашом, внутренняя опись нумеруется отдельно.

Обложка дела постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, оформляется по 📎 установленной форме (скачать).

Описи дел составляются по установленной форме и состоят из:

• итоговой записи
• листа-заверителя

В предисловии к описи кратко излагается историческая справка к фонду со всеми переименованиями организации в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Также указываются основные направления деятельности организации или предпринимателя и структура организации, краткая характеристика состава, содержания и полноты дел фонда, включенных в опись, особенности формирования и оформления дел, состав справочного аппарата к описи и порядок его использования.

Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации или предпринимателя сокращения. Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в описи сокращений с их расшифровкой.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел.

При просмотре дел проверяются:

Заголовки дел в годовых разделах описей нумеруются в валовом порядке, нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с номера, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения. При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки «То же» (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Административная ответственность за несоблюдение законодательства об архивном деле предусмотрена статьей 13.20 и частью 2 статьи 13.25 Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 13.20 является основной и устанавливает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Часть 2 статьи 13.25 Кодекса распространяется на общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью и унитарные предприятия и предусматривает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и хранение которых является обязательным. К таким документам, в соответствии с указанными законами, относятся учредительные документы, уставы, документы, подтверждающие государственную регистрацию, внутренние документы, положения о филиалах и представительствах, списки аффилированных лиц, аудиторские заключения и др.

Особенную важность указанные обязанности приобретают при осуществлении процедур ликвидации, в том числе в результате банкротства, так как в случае утраты документов работники организации или предпринимателя в дальнейшем не смогут подтвердить свой трудовой стаж, размер заработной платы, факты награждения и прочее.

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Аналогичным образом поступают при прекращении деятельности и предприниматели.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, а также прекращающий деятельность предприниматель, обязан передать документы постоянного хранения, по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.