Инструкция по работе с архивными документами для ЮЛ и ИП

 

По закону юридические лица (организации) и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Сроки устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Это особенно важно при осуществлении процедур ликвидации, в том числе в результате банкротства, так как в случае утраты документов работники организации в дальнейшем не смогут подтвердить свой трудовой стаж, размер заработной платы, факты награждения и прочее.

Для своевременного учета и предотвращения риска утраты документов организациям и предпринимателям необходимо осуществлять данные мероприятия ежегодно. Передавать документы постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в архив организации или должностному лицу, ответственному за архив, необходимо не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется только на бумажных носителях.

Виды документов по срокам хранения

В деятельности организаций и предпринимателей, заключивших договор о сотрудничестве с государственными или муниципальными архивами и включенных в Список организаций-источников комплектования, образуются следующие виды документов:

 
В организациях и у предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, образуются лишь документы последних двух категорий. Документы, имеющие в соответствующих перечнях срок хранения «постоянно», хранятся в таких организациях не менее 10 лет. При ликвидации организаций или прекращении деятельности предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номенклатура дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации или у предпринимателя, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (скачать).

В номенклатуре предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации или предпринимателя. В конце каждого года она уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации или предпринимателем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Процесс внедрения номенклатуры дел в делопроизводство включает оформление обложек дел (проставление индексов, заголовков, сроков хранения), помещение документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Процесс группировки исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела называется формированием дела в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов

Все документы, образующиеся в деятельности организаций и у предпринимателей, подлежат экспертизе ценности. Экспертиза проводится экспертной комиссией ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов проводится:
• отбор документов постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации или должностному лицу, ответственному за архив;
• отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Отбор документов проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации или предпринимателя.

Упорядочение документов постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу

Такие документы подлежат упорядочению, то есть формированию архивных документов в дела, описанию и оформлению таких дел в соответствии с действующим законодательством.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, без систематизации, без подшивки и нумерации листов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и/или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Полное оформление включает в себя:
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление листа-заверителя;
• составление внутренней описи;
• оформление обложки дела.

При подшивке (переплете) дел металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, который подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графитным карандашом, внутренняя опись нумеруется отдельно.

Обложка дела постоянного и/или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, оформляется по установленной форме (скачать).

На обложке дела резервируется место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут переданы документы, и указываются:
• полное наименование организации;
• полное наименование вышестоящей организации;
• если организация переименовывалась в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки;
• индекс дела по номенклатуре;
• номер тома (части);
• заголовок дела;
• крайние даты;
• количество листов;
• срок хранения;
• архивный шифр дела.

Описи дел составляются по установленной форме и состоят из:

• итоговой записи

• листа-заверителя

В предисловии к описи кратко излагается историческая справка к фонду со всеми переименованиями организации в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Также указываются основные направления деятельности организации или предпринимателя и структура организации, краткая характеристика состава, содержания и полноты дел фонда, включенных в опись, особенности формирования и оформления дел, состав справочного аппарата к описи и порядок его использования.

Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации или предпринимателя сокращения. Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в описи сокращений с их расшифровкой.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре дел.

При просмотре дел проверяются:
• соответствие заголовка содержанию документов в деле;
• качество подшивки;
• правильность нумерации листов;
• наличие внутренней описи (в необходимых случаях);
• правильность оформления обложки;
• наличие листа-заверителя.

Заголовки дел в годовых разделах описей нумеруются в валовом порядке, нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с номера, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения. При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки «То же» (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

 

Ответственность за нарушение норм законодательства об архивном деле

Административная ответственность за несоблюдение законодательства об архивном деле предусмотрена статьей 13.20 и частью 2 статьи 13.25 Кодекса об административных правонарушениях.

Статья 13.20 является основной и устанавливает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Часть 2 статьи 13.25 Кодекса распространяется на общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью и унитарные предприятия и предусматривает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и хранение которых является обязательным. К таким документам, в соответствии с указанными законами, относятся учредительные документы, уставы, документы, подтверждающие государственную регистрацию, внутренние документы, положения о филиалах и представительствах, списки аффилированных лиц, аудиторские заключения и др.

Работа с архивными документами при ликвидации организации или прекращении деятельности предпринимателя

Особенную важность указанные обязанности приобретают при осуществлении процедур ликвидации, в том числе в результате банкротства, так как в случае утраты документов работники организации или предпринимателя в дальнейшем не смогут подтвердить свой трудовой стаж, размер заработной платы, факты награждения и прочее.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Аналогичным образом поступают при прекращении деятельности и предприниматели.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, а также прекращающий деятельность предприниматель, обязан передать документы постоянного хранения, по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Если документы ликвидируемой организации или прекращающего деятельность предпринимателя упорядочены за весь период деятельности организации или предпринимателя, ответственным лицам необходимо  провести проверку наличия и состояния упорядоченных дел,  в соответствии с описью и составить акт проверки наличия и состояния архивных дел (скачать).

При обнаружении утраты дел ответственными лицами должны быть приняты меры по их розыску. На утерянные дела составляется  акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (скачать).

При наличии в ликвидируемой организации или у прекращающего деятельность предпринимателя неупорядоченных документов ответственные лица принимают меры к проведению работ по экспертизе ценности  и упорядочению документов. По результатам  экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи документов постоянного (скачать) и/или временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (скачать)  и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (скачать).

Ликвидируемая организация передает  на хранение в государственные и муниципальные архивы документы постоянного и/или временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, образованные в делопроизводстве самой организации, организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций.
Документы передаются в упорядоченном виде при  наличии описей, утвержденных/согласованных ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области.

Прием-передача документов на хранение осуществляется сотрудником архива и ответственным лицом ликвидируемой организации, предпринимателем.

Прием документов  оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение в архив в двух экземплярах, который утверждается прекращающим деятельность предпринимателем, конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного или муниципального архива. Акт приема-передачи составляется сотрудником государственного или муниципального архива. Вместе с документами на хранение передаются по три экземпляра каждой описи и справочный аппарат к ним. Один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в архив передается предпринимателю, конкурсному управляющему, председателю ликвидационной комиссии (ликвидатору).

Подробнее:

• Методические рекомендации для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архивы в организациях >>

• Методические рекомендации по составу документов, подлежащих упорядочению в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений и подлежащих приему на государственное или муниципальное хранение при их ликвидации >>

Нормативные правовые акты и методические документы по теме

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558.
• Пункт 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 №127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
• Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
• Методические рекомендации для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архивы в организациях, утвержденные Протоколом заседания Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области от 28 сентября 2017 года № 9.
• Методические рекомендации по составу документов, подлежащих упорядочению в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений и подлежащих приему на государственное или муниципальное хранение при их ликвидации, утвержденные протоколом Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области от 30 марта 2017 года № 3.

_{Информация подготовлена Департаментом по культуре и туризму Томской области.}